Sala konferencyjna na wynajem, portal z ofertami czy własna strona z rezerwacją

Jeśli masz jedną albo dwie sale i puste terminy już w tym miesiącu, zacznij od portalu z salami, bo tam organizatorzy szukają dziś i pierwsze zapytania przychodzą w ciągu dni. Własna strona z rezerwacją opłaca się, gdy masz stałych klientów, kilka sal albo noclegi i chcesz, żeby wracali bez pośrednika. Większość obiektów, które wynajmują sale regularnie, kończy na obu kanałach naraz, z portalem jako źródłem nowych firm i stroną jako miejscem dla powracających.

W obu przypadkach organizator podejmuje decyzję po zdjęciach, zanim zapyta o cenę. Jedno ciemne ujęcie pustego pomieszczenia przegrywa z ofertą, w której widać układ krzeseł, ekran, okna i przerwę kawową. Zdjęcia sali konferencyjnej zamówisz online od 1 999 zł z fakturą na firmę, a gotowy komplet pobierzesz z panelu w 24 do 48 godzin. Poniżej porównujemy oba kanały uczciwie, także tam, gdzie portal wygrywa z własną stroną.

Porównanie portalu z salami i własnej strony z rezerwacją

Trzy wiersze są po stronie portalu: szybkość, koszt na start i zasięg. Jeśli sala stoi pusta w przyszłym tygodniu, to rozstrzyga sprawę. Cztery pozostałe są po stronie własnej strony i zaczynają ważyć więcej z każdym klientem, który wraca.

Kiedy portal z salami wystarczy?

Portal wystarczy, gdy sala jest dodatkiem do głównej działalności. Kancelaria, biuro rachunkowe albo szkoła językowa, która wynajmuje salę szkoleniową kilka razy w miesiącu, nie potrzebuje systemu rezerwacji. Potrzebuje profilu z dobrymi zdjęciami, jasną ceną za godzinę i za dzień oraz kogoś, kto odpowie na zapytanie tego samego dnia.

Obok klasycznych katalogów działają serwisy, w których to firma opisuje, czego szuka, a obiekty z wolnym terminem odpowiadają ofertą. Jeśli nie chcesz czekać, aż ktoś trafi na Twój profil, sprawdź, gdzie trafiają zapytania firm o salę konferencyjną w Twoim mieście, i odpowiadaj na te, które pasują do liczby miejsc i układu Twojej sali. W odpowiedzi i tak wyślesz zdjęcia, więc komplet musi być gotowy wcześniej.

Kiedy własna strona z rezerwacją się opłaca?

• Masz kilka sal albo sale z noclegiem. Hotel i centrum konferencyjne sprzedają pakiety, których formularz portalu nie pomieści: sala, lunch, przerwy kawowe i pokoje dla uczestników. O zdjęciach całego obiektu piszemy na stronie fotografii dla hoteli.
• Te same firmy wracają co kwartał. Stały klient nie powinien za każdym razem przechodzić przez pośrednika. Strona z kalendarzem albo prostym formularzem zapytania wystarcza.
• Sala jest w biurowcu z innymi powierzchniami na wynajem. Wtedy jedna strona sprzedaje salę na godziny i biura na lata, a zdjęcia biura i sali robi się według jednego standardu.
• Ludzie szukają Cię w mapach. Zapytanie o salę z nazwą miasta zwykle pokazuje najpierw wyniki lokalne, a wizytówka prowadzi na stronę obiektu, nie na portal.

Ile kosztuje wystawienie sali konferencyjnej na wynajem?

Są trzy rodzaje kosztów i warto je rozdzielić. Pierwszy to kanał: opłata za wpis albo prowizja na portalu, a przy własnej stronie koszt jej zbudowania i utrzymania. Stawki portali różnią się i zmieniają, więc sprawdź aktualny cennik serwisu przed założeniem profilu. Drugi to czas osoby, która odpowiada na zapytania. Trzeci to materiały, czyli zdjęcia, rzut sali i opis.

Materiały przygotowujesz raz i używasz w każdym kanale. Sesja Basic kosztuje 1 999 zł i daje 12 zdjęć, co wystarcza na jedną salę z foyer. Standard za 2 999 zł to 20 zdjęć, krótkie wideo i rzut 2D, o który organizatorzy proszą przy planowaniu ustawienia. Pro za 4 999 zł daje ponad 30 zdjęć i spacer 360 stopni dla obiektu z kilkoma salami. Pakiet obejmuje jedną sesję w miesiącu z rezygnacją w każdej chwili, więc po jednym komplecie możesz zrezygnować. Pełne zestawienie jest w cenniku.

Dla porównania policz jeden pusty dzień. Jeśli sala kosztuje u Ciebie kilkaset złotych za dzień, komplet zdjęć zwraca się po kilku dodatkowych rezerwacjach, a potem pracuje dalej bez dopłat.

Jakie zdjęcia sali konferencyjnej są potrzebne do oferty?

Organizator szuka odpowiedzi na pięć pytań: ile osób się zmieści, czy wszyscy zobaczą ekran, czy jest światło dzienne, gdzie będzie kawa i jak tam trafić. Stąd minimalna lista kadrów: sala z tyłu z widokiem na ekran, sala od strony prelegenta, ujęcie z oknami, zbliżenie sprzętu, foyer z przerwą kawową, miejsce na lunch, toalety oraz wejście z parkingiem. Każdy układ, który sprzedajesz, powinien mieć własne zdjęcie, bo opis „do 60 osób” nie zastąpi widoku krzeseł.

Lepiej sprawdza się pusta, przygotowana sala niż zdjęcie z wydarzenia. Nie potrzebujesz wtedy zgody uczestników na wizerunek ani zgody firmy, której logo było na slajdzie. Zdjęcia z telefonu wystarczą do relacji w mediach społecznościowych, ale w ofercie przegrywają, bo wąski kąt nie obejmuje całej sali, a okna wychodzą białe. Różnicę na przykładzie profilu firmy pokazujemy w tekście o tym, czy do wizytówki wystarczą zdjęcia z telefonu, czy lepiej zamówić fotografa.

Czy wizytówka Google wystarczy, żeby wynająć salę?

Sama nie wystarczy, ale jest trzecim kanałem, którego nie warto pomijać. Wizytówka pokazuje się przy zapytaniach z nazwą miasta, nic nie kosztuje i przyjmuje te same pliki, które wstawiasz na portal. Wymaga jednak miejsca, do którego prowadzi: strony z cennikiem albo profilu z formularzem zapytania. Jak przygotować galerię pod ten kanał, opisujemy na stronie o zdjęciach do wizytówki Google.

Od czego zacząć

Najpierw policz, ile dni w miesiącu sala stoi pusta i ile zapytań dostajesz dziś. Jeśli zapytań prawie nie ma, załóż profil na jednym, dwóch portalach i uzupełnij wizytówkę. Jeśli zapytania są, ale od tych samych firm, zrób stronę z kalendarzem i przestań płacić za powroty. W obu przypadkach kolejność prac jest ta sama: ustaw salę w najczęściej wynajmowanym układzie, przygotuj foyer, zarezerwuj termin, w którym sala jest wolna, i opublikuj ten sam komplet wszędzie. Dla obiektu, w którym organizatorzy rezerwują z innych miast, warto dołożyć wirtualny spacer 360 stopni, bo zastępuje wizję lokalną przed podpisaniem umowy.